Projektų Valdymas

Projektų valdymo etapų naudojimas

Smeigtukas ant datos kalendoriuje

•••

MarcoMarchi / Getty Images

Viena iš svarbiausių projekto ypatybių yra ta, kad jis trunka fiksuotą laiką. Tai gali būti nuo kelių savaičių iki kelerių metų, o kai kuriais atvejais didelės apimties statybos projektams ar viešiesiems darbams – dešimtmečius.

Siekdami stebėti pažangą ir užtikrinti, kad pagrindiniai rezultatai būtų pasiekti pagal terminą, projektų vadovai naudojasi etapais.

Projekto etapas – tai užduotis, kurios trukmė yra nulis, o tai reiškia projekto pasiekimą. Jie naudojami kaip būdas parodyti judėjimą į priekį ir pažangą bei parodyti žmonėms, kas vyksta, net jei jie neturi išsamių žinių apie užduotis, kurias reikia atlikti. Šiuo požiūriu jie labai naudingi bendraujant su suinteresuotosiomis šalimis ir nustatant lūkesčius.

Kada naudoti projekto etapus

Projektų valdymo etapai naudojami pažymėti:

  • Reikšmingų darbo etapų pradžia
  • Reikšmingų darbo etapų pabaiga
  • Terminai
  • Kai priimamas svarbus sprendimas
  • Kiti fiksuoti laiko momentai, kuriems reikia konkrečiai paskambinti

Kaip dažnai įtraukti gaires į savo planą

Mokymo kurse gali rekomenduoti maždaug kartą per mėnesį numatyti savo plano etapus. Tai gerai ir gera taisyklė, tačiau turite vadovautis savo profesiniu sprendimu. Kai kuriais mėnesiais gali būti daug veiklos – svarbūs susitikimai pažymimi kaip gairės, priimami sprendimai ir vienos fazės uždarymas ir kitos pradžia .

Kitais mėnesiais galite būti susikoncentravę ties vykdymu, o labai mažai, jei ką nors, ką galėtumėte pasiekti.

Ataskaitų teikimo tikslais naudinga sukurti priežastį turėti etapą bent kartą per kiekvieną ataskaitų teikimo ciklą.

Kaip jūsų Ganto diagramoje pateikiami etapai

Gairės yra vienas iš Ganto diagramos komponentai ir diagramoje rodomi kaip deimantas. Jie nerodomi kaip įprasta užduotis, nes jų trukmė lygi nuliui: kitaip tariant, jie neužima laiko. Planuojant Ganto diagramoje, jie tiesiog įvyksta.

Jei nenaudojate Ganto diagramų, vis tiek galite naudoti etapus. Čia yra 5 alternatyvos Ganto diagramoms : vis tiek galite įtraukti gaires į savo planą naudodami juos.

Jei norite išlikti asmeniškai organizuotas ir jūsų projektų valdymo programinė įranga nėra visiškai integruota į jūsų kalendorių, galite nukopijuoti ir įklijuoti pagrindines datas į savo dienoraštį. Priklausomai nuo to, kaip jums patinka dirbti, tai gali priminti, kas turėtų būti.

Kaip pavadinti etapus

Projekto tvarkaraštyje turi būti aiškus etapų aprašymas, bet ne toks, kuris reikštų, kad tai yra užduotis. Taigi jie neturėtų būti vadinami „Sutikite pereiti į 2 etapą“, o „prasideda 2 fazė“. Jei norite atspindėti pastangas susitarti pereiti į 2 etapą, pridėkite užduotį prieš pat etapą.

Gairės turėtų apibūdinti laiką, kurį jie vaizduoja taip:

  • Bandymo etapas baigtas
  • PID patvirtintas
  • Pasirašyta sutartis

Daugelis projektų vadovų taip pat pasirenka sunumeruoti savo etapus, kad būtų lengviau juos rasti. Jei naudojate darbo suskirstymo struktūrą, galite naudoti numeraciją iš jos. Priešingu atveju gerai naudoti M1, M2 ir tt, kad būtų aišku, apie ką jūs kalbate. Aiški pavadinimų struktūra tampa vis svarbesnė, nes didėja etapų skaičius, todėl pagalvokite, kaip tai padarysite, jei jūsų projektas tęsis kelis mėnesius.

Kaip pasirašyti etapus

Gairės yra jūsų projekto tvarkaraščio dalis, todėl kai jūsų tvarkaraštis yra pradinis, turėtumėte laikyti, kad etapai yra pasirašyti.

Jei reikia pakeisti etapų datas, naudokite standartą pakeitimų kontrolės tvarka kad galėtumėte pakoreguoti savo planą. Tai gali būti taip paprasta, kaip pabendrauti su projekto rėmėju ir pranešti jiems, kodėl reikia keisti datas, arba taip formalu, kaip sudaryti naują rekomenduojamą tvarkaraštį ir pateikti jį planavimo komitetui, kad jį patvirtintų.

Geriausia išsiaiškinti, koks bus jūsų atsijungimo procesas, jei toks bus, prieš jį naudodami, kad negaištumėte laiko, kai turėsite atlikti pakeitimus.

Komunikacijos etapų naudojimas

Gairės yra naudingos bendraujant ir teikiant ataskaitas, nes jie yra minimalūs plano valdymo taškai. Kitaip tariant, jei atliktumėte visas kitas užduotis, vis tiek galėtumėte matyti, kas vyksta, ir tęsti projektą, naudodami tik etapus.

Turėtumėte sugebėti ištraukti gaires ir įdėti juos į prietaisų skydelį arba projekto ataskaitą. Jie turėtų pakankamai išsamiai papasakoti projekto istoriją, kad patenkintų žmones, kuriems atsiskaitote, paprastai jūsų projekto rėmėjui arba kitai vykdomajai grupei, pavyzdžiui, valdymo grupei (arba projekto lenta ). Kiekvieną mėnesį arba jūsų naudojamu ataskaitų teikimo dažnumu galite parodyti, kurie etapai buvo pasiekti.

Ataskaitų teikimas apie etapus yra gana paprastas ir dažnai pateikiamas kaip lentelė. Išvardijate etapo aprašą, datą, kurią jis turėjo atlikti, ir tada naują numatomą datą. Kai etapas pasiekiamas ir gali būti pažymėtas kaip baigtas, įtraukite ir tą datą. Tikimės, kad data bus tokia pati, kaip ir prognozuojama, tačiau projektai ne visada taip pavyksta.

Iš tokios lentelės matyti, kas buvo baigta, o kas – išskirtinio. Galėsite suplanuoti atsakymą į klausimą, kodėl nepasiekėme šio etapo? prieš eidami susitikti su savo rėmėju arba išsiųsdami ataskaitą.

Kai jūsų projekto planas yra labai ilgas ir turite daug etapų, jums bus lengviau atsisakyti užbaigtų etapų kiekvieno ataskaitų teikimo ciklo metu. Praneškite tik apie artėjančius arba tą mėnesį baigtus etapus: kitą mėnesį nuimkite viską, kas buvo atlikta praėjusį mėnesį, todėl nuolat neprailginsite ataskaitos, pasakodami žmonėms apie darbus, apie kuriuos jie jau žino, kad jie baigti.

Gairės yra tikrai naudingas projektų valdymo įrankis planuojant, planuojant ir teikiant ataskaitas, ir jais paprasta naudotis. Įdėkite kai kuriuos į kitą projekto planą, stebėkite juos ir sužinosite, koks dažnis jums tinka geriausiai.

Kaip ir visur projektų valdymo srityje, lanksčiai naudokite juos, kad pasiektumėte norimą rezultatą, vadovaudamiesi šiais patarimais ir gairėmis, kad galėtumėte priimti sprendimus.