Projektų valdymo alternatyvos Ganto diagramoms
5 būdai stebėti savo projektą nenaudojant Ganto diagramų
••• Henrikas Sorensenas / Riser / Getty Images
Projektų vadovai naudoja Ganto diagramas kaip labai naudingą įrankį, skirtą stebėti ir koordinuoti visus mažus žingsnius, susijusius su dideliu projektu. Ganto diagramos gali greitai tapti nepaprastos ir netvarkingos. Jie gali būti ypač klaidinantys žmonėms, kurie nemoka jų skaityti. Pabandykite naudoti Ganto diagramą, kad paaiškintumėte savo pažangą klientui ar kolegai kitame skyriuje, ir jums gali tekti nemenkas iššūkis.
Tai ne vienintelis iššūkis Ganto diagramose. Duomenys Ganto diagramoje paprastai reikia specialios programinės įrangos peržiūrai, redagavimui ir spausdinimui, o tai beveik visada yra iššūkis. Be to, kartais norisi sutelkti dėmesį tik į nedidelę projekto dalį, neapsunkindami visos papildomos informacijos apie visą projektą.
Nors Ganto diagramos yra puikus projektų valdymo sprendimas, jos nėra vienintelės. Kai jums reikia peržiūrėti mažesnę informacijos pavyzdį arba pateikti supaprastintą versiją arba informacijos dalį, kai Ganto diagrama nebūtų praktiška, gali tikti alternatyvus metodas.
Užduočių sąrašai
Kiekvienas verslo bendruomenės narys turėtų būti susipažinęs su pagrindinių darbų sąrašu ir jausdamasis. Tiesą sakant, organizuotumas yra vienas iš geriausi projektų vadovo įgūdžiai .
Užduočių sąrašas perkelia darbų sąrašą į kitą lygį. Naudodami užduočių sąrašą galite pridėti papildomų stulpelių, rodančių, kas atliks kiekvieną užduotį, užduoties būseną, pradžios ir pabaigos datas bei tikimybę, kad užduotis bus atlikta laiku. Jūs netgi galite pridėti žymimuosius laukelius, kad komandos nariai galėtų patikrinti, ar elementai baigti.
Skaičiuoklės
Kita alternatyva yra supaprastinta diagrama skaičiuoklėje. Vis tiek galite išvardyti užduotis kairėje pusėje ir vis tiek galite užtemdyti juostas, kad parodytumėte pažangos lygį ir numatomas užduočių pradžios ir pabaigos datas.
Tačiau skaičiuoklių kūrimas ir atnaujinimas gali užtrukti daug laiko, todėl nenorėsite jų naudoti kaip viso projekto valdymo sprendimo. Tačiau norint pateikti paprastą vienkartinę ataskaitą klientui ar vadovui, supaprastinta skaičiuoklė gali vizualiai išdėstyti projektą taip, kad
lengva paaiškinti ir suprasti. Tai taip pat gera galimybė stebėti projekto eigą.
Srauto diagramos
Srauto diagramos arba tinklo diagramos parodo projekto užduotis tokia tvarka, kokia jas reikia atlikti. Srauto diagramos gali būti tokios paprastos arba sudėtingos, kaip norite. Pavyzdžiui, galite arba nenorėti pateikti informacijos, tokios kaip kiekvieno veiksmo pradžios ir pabaigos data, užduoties identifikavimo numeris arba
vieta. Atminkite, kad pridėjus per daug informacijos šias diagramas gali būti sunku perskaityti.
Nors daugeliui žmonių srautų diagramos yra lengviau skaitomos ir suprantamos nei Ganto diagramos, jas sukurti gali būti sunku. Be to, jie dažnai netinka didelėms ir sudėtingoms problemoms spręsti. Srauto diagramos geriausiai tinka pateikti paprastus projektus su užduotimis, kurios natūraliai pereina nuo vieno iki
kitą, bet neturėtų būti naudojama kaip ilgalaikė priemonė arba pernelyg sudėtingiems projektams.
Kanban lentos
Ar jūsų projekte yra daug žingsnių, kurie nebūtinai turi būti atliekami nuosekliai? Ar prie to paties projekto dirba keli žmonės, ar užduotys dažnai atnaujinamos? Jei taip, Kanbanas gali pasiūlyti jums idealų sprendimą.
Naudojant „Kanban“ lentą, kiekviena projekto užduotis užrašoma lipniame lapelyje ir dedama į atitinkamą stulpelį, pvz., „daryti“, „vykdoma“ arba „atlikta“. Atlikus kiekvieną užduotį, atitinkamas lipnus lapelis perkeliamas per lentą, kol visi užrašai atsiduria stulpelyje „Atlikta“.
Šią organizacinę sistemą labai lengva suprasti ir greitai modifikuoti, tačiau ji nėra labai nešiojama, todėl turėsite būti atsargūs, kad nė vienas užrašas nenukristų ir nepamestų.
Būsenos ataskaitos
Ganto diagramos yra puiki priemonė jūsų projektams stebėti, o nebūtinai juos perduoti. Jei viskas, ką jums reikia padaryti, tai pranešti apie savo pažangą klientui, projekto rėmėjui ar kitiems komandos nariams, a būklės ataskaita gali būti geriausias jūsų pasirinkimas. Be to, daugelis projektų valdymo programinės įrangos programų sukurs supaprastintas, lengvai suprantamas būsenos ataskaitas vos keliais pelės paspaudimais, sutaupydami brangaus laiko ir energijos.
Ganto diagramos yra labai praktiškos norint sekti visas su dideliu projektu susijusias užduotis, tačiau jos ne visada yra geriausios norint perduoti šią informaciją kitiems, ypač tiems, kurie nėra įpratę jų skaityti.
Jūs turite keletą kitų alternatyvų. Išbandykite vieną iš šių penkių Ganto diagramos alternatyvų patys. Galite būti maloniai nustebinti, kiek laiko galite sutaupyti.