Kaip parašyti verslo pažangos ataskaitą

•••

Davidas Shopperis / Getty Images

Pažangos ataskaitą sudaro antraštė, santrauka, mažesnių komponentų aprašymas, nuoroda, kada turi būti pateikta kita ataskaita. Ataskaitą turėtumėte parašyti vadovaudamiesi šiuo šablonu ir išsiųsti ją savo viršininkui arba kitam atskaitomybės viršininkui, kaip nurodyta.

Antraštė

Antraštėje yra ataskaitos identifikavimo informacija. Įvesite pavadinimą, ataskaitos paskelbimo datą, bet kokio pranešimo apie šviesą būseną (raudona, geltona-žalia) ir bendrą metriką, galbūt procentais, planą, palyginti su faktiniu. Pastaba: tokia pažangos ataskaita kaip ši dažniausiai naudojama projektams, bet gali būti naudojama ir kitų dalykų ataskaitai. Pavyzdžiui, jei jums buvo pavesta sumažinti inžinerinės įmonės valandų skaičių vienam brėžiniui, naudotumėte pažangos ataskaitą, kad parodytumėte pažangą mažinant valandų skaičių brėžinyje.

• Pavadinimas: X projekto eigos ataskaita
• Data: gegužės 30 d. 20xx
• Būsena: žalia
• Baigtų procentų: 63 faktiniai, 59 planai

Santrauka

Santrauką rašote paskutinį. Tai yra visų pagrindinių toliau pateiktų ataskaitos teksto punktų santrauka. Priklausomai nuo jūsų auditorijos, santrauka kartais yra ribota. Tai priklauso nuo jūsų auditorijos, ataskaitą gaunančių žmonių skaičiaus ir jų lygio organizacijoje. Santrauka skirta tiems vyresnieji vadovai kurie gali neturėti laiko perskaityti viso pranešimo. Jei jūsų pranešimas yra nukreiptas į jūsų neatidėliotiną prižiūrėtojas , tikimasi, kad jis ar ji perskaitys ataskaitą ir santraukos gali neprireikti.Tačiau jei tai yra ataskaita, kuri plačiai išplatinta daugeliui organizacijos vadovų, gali prireikti įtraukti santrauką tiems asmenims, kurie neturi laiko perskaityti visos ataskaitos.

Komponentų dalių pažanga

Tai yra pagrindinė ataskaitos dalis. Šioje ataskaitos dalyje išsamiai aprašote savo pažangą visose projekto sudedamosiose srityse. Jūs išvardijate savo pažangą ir pasiekimus, susijusius su visais metrikos per šį laikotarpį. Parodysite, koks jūsų planas kitam laikotarpiui. Tada išvardijate ne tik blokatorius, bet ir kokių pastangų imatės, kad juos pašalintumėte. Galiausiai skiltyje bus parodyta, kokios papildomos pagalbos reikia iš jūsų viršininko ar kito pažangos ataskaitos gavėjo.

Santrauka

Po ataskaitos tekstas pateikiamas santraukos skyriuje. Jame yra mažiau informacijos nei pažanga, aprašyta ankstesniame skyriuje. Įtrauktumėte tą pačią informaciją, metriką, pasiekimus, kito laikotarpio planą ir visus blokatorius, bet pateiktumėte mažiau informacijos apie kiekvieną kategoriją. Pavyzdžiui, santrauką gali sudaryti vienas sakinys, nes visi pristatymai pateikiami laiku, o eigos aprašyme ankstesniame skyriuje gali būti nurodyta Pristatymas A, terminas xx/xx/xx, bus pristatytas trimis dienomis anksčiau.Ataskaita Y bus pristatyta laiku xx/xx/xx. O ataskaita C, atidėta dviem savaitėms, kol laukiama grafikos, dabar turėtų būti pristatyta patikslintą xx/xx/xx terminą.

Kitos ataskaitos pateikimo data

Čia nurodoma, kada bus išsiųsta kita ataskaita. Pavyzdžiui, jei tai savaitinė ataskaita, kitos ataskaitos pateikimo data būtų rodoma savaite po jos. Mėnesinėje ataskaitoje nurodytumėte kito mėnesio datą, kada ataskaita bus išsiųsta. Žmonės, gavę ataskaitą, tikisi, kad šie duomenys bus tokie pat tikslūs kaip ir ataskaitose esantys duomenys.

Apatinė eilutė

Jūsų pažangos ataskaitą sudaro neprivaloma santrauka, visų projekto komponentų pažangos ataskaita, išsami santrauka ir laiko juosta. Padarykite juos kuo tikslesnius.