Valdymas Ir Lyderystė

Pagrindinis projektų valdymas 101

Projekto vadovas planavimo susitikime

••• Maskot / Getty Images

TurinysIšskleistiTurinys

Projektų valdymas yra vienas iš svarbiausių sėkmingo verslo komponentų. Tai turi įtakos pajamoms ir įsipareigojimams, o galiausiai sąveikauja su klientų ar klientų pasitenkinimu ir išlaikymu. Jūsų įmonė vienu metu gali turėti tik vieną projektą, o kitos didesnės korporacijos ir subjektai gali žongliruoti keliais projektais vienu metu. Iš esmės projektai yra laikini.

Projektai yra priemonė siekiant tikslo, ir tikslas galiausiai bus pasiektas. Jūsų verslas gali pereiti prie kito projekto... arba ne. Tai galėjo būti vienkartinis tikslas.

Projektai skatina augantį darbo jėgos poreikį. Projektų valdymo institutas apskaičiavo, kad 2010–2020 m. laikotarpiu visame pasaulyje atsiras daugiau nei 15 mln. naujų projektų valdymo etatų.

Kas yra projektų valdymas?

Projektų valdymas nėra visa jūsų įmonės veikla. Tai tik vienas segmentas, nurodytas projektas su išsamia informacija planą kaip jūs ir jūsų verslas ketinate pasiekti šį tikslą. Tai planas, detalizuotas keliais žingsniais, kurių kiekvienas yra toks pat svarbus kaip ir kiti. Turite pasiekti vieną, kad tinkamai pereitumėte prie kito.

Pagalvokite apie projektų valdymą kaip apie kopėčias, kuriomis turite lipti. Jūs negalite šokti į viršų. Norėdami pasiekti didžiausią efektyvumą, turite jį kelti po laiptelio. Jūsų komanda turi pritaikyti jiems prieinamus įrankius, taip pat savo patirtį ir žinias, kad atliktų kiekvieną veiksmą ir pereitų prie kito.

Pakankamai lengva pasakyti, kad norite patekti į A langelį, todėl ketinate žengti 25 žingsnius ta kryptimi. Tačiau į savo projekto planą taip pat turite atsižvelgti į laiką ir greičiausiai turėsite dirbti neviršydami biudžeto. Galite nuskaityti tuos 25 žingsnius arba bėgioti. Tai priklauso nuo to, kaip greitai turite ten patekti, kad projektas būtų sėkmingai užbaigtas. Galite sutaupyti pinigų keliaudami pėsčiomis arba galite samdyti vairuotoją. Tai priklauso nuo biudžeto, kurį skyrėte projektui.

Nėra universalaus požiūrio, sistemos ar plano. Kiekvienas jūsų ir jūsų įmonės vykdomas projektas greičiausiai turės savo laiką, tikslą ir biudžetą. Štai kodėl labai svarbu turėti išmintingą, talentingą projekto vadovą, kuris vadovautų laidai.

Projekto elementai

Sėkmingas projekto vadovas turi vienu metu valdyti keturis pagrindinius projekto elementus. Šie elementai yra tarpusavyje susiję.

  • Taikymo sritis: Tai apima projekto dydį, tikslus ir reikalavimus.
  • Ištekliai: Jums reikės žmonių, įrangos ir medžiagų.
  • Laikas: Tai ne tik nurodo, kiek laiko užtruks projektas. Jis turi būti suskirstytas į užduočių trukmę, priklausomybes ir kritinį kelią.
  • Pinigai: Turėkite tvirtą supratimą apie išlaidas, nenumatytus atvejus ir pelną.

Svarbiausias elementas: taikymo sritis

Projekto apimtis yra apibrėžimas, ką projektas turi pasiekti, ir laiko bei pinigų biudžetai, kurie buvo sukurti šiems tikslams pasiekti. Bet koks projekto apimties pakeitimas turi turėti atitinkamų biudžeto, laiko, išteklių arba visų trijų pokyčių.

Jei projekto tikslas yra pastatyti pastatą, kuriame būtų trys valdikliai, už 100 000 USD biudžetą, tikimasi, kad tai padarys projekto vadovas. Jei apimtis pakeičiama į keturių valdiklių pastatą, projekto vadovas turi gauti atitinkamą laiko, pinigų ir išteklių pakeitimą.

Ištekliai

Yra trys išteklių supratimo ir valdymo aspektai: žmonės, įranga ir medžiaga.

Sėkmingas projektų vadovas turi efektyviai valdyti projektui skirtų išteklių, įskaitant projekto komandos nariai , pardavėjo personalas ir subrangovai . Jis turi užtikrinti, kad jo darbuotojų turėti įgūdžių ir įrankių, reikalingų darbui atlikti, ir jis turi nuolat stebėti, ar turi pakankamai žmonių, kad užbaigtų projektą iki nustatyto termino. Jo darbas yra užtikrinti, kad kiekvienas žmogus suprastų užduotį ir projekto terminus.

Kiekvienos darbuotojų grupės vyresnysis narys atsiskaito projekto vadovui, kai jis vadovauja tiesioginiams darbuotojams, tačiau darbuotojai taip pat gali turėti tiesioginį vadovą, kuris teikia technines kryptis. Esant tokiai matricos valdymo situacijai kaip projekto komanda, projekto vadovo darbas yra suteikti projekto kryptį tiesioginiams vadovams. Darbo subrangos sutarčių valdymas paprastai reiškia vadovavimą subrangos sutartims samdomiems darbuotojams, kurie savo ruožtu vadovauja tiems darbuotojams.

Projekto vadovas dažnai turi įsigyti įrangą ir medžiagas bei valdyti jų naudojimą, kad komanda galėtų efektyviai veikti. Jis atsakingas už tai, kad reikiama įranga ir medžiagos būtų tinkamoje vietoje tinkamu laiku.

Laikas

Trys sėkmingo laiko valdymo elementai yra užduotys, tvarkaraštis ir kritinis kelias.

Sudarykite projekto tvarkaraštį, eilės tvarka išvardydami visas užduotis, kurias reikia atlikti. Kai kurie turi būti atliekami nuosekliai, o kiti gali sutapti arba atlikti kartu. Kiekvienai užduočiai priskirkite trukmę. Paskirstykite reikiamus išteklius. Nustatykite pirmtakus – kokias užduotis reikia atlikti anksčiau nei kitos – ir įpėdinius – užduotis, kurios negali prasidėti, kol nebus atlikta viena kita užduotis. Šis projektų valdymo aspektas kartais vadinamas krioklio valdymas nes viena užduotis seka kitą daugiau ar mažiau nuoseklia tvarka.

Projektų valdymo programinė įranga gali supaprastinti projekto tvarkaraščio kūrimo ir valdymo užduotį.

Kai kurių užduočių reikalaujamos pradžios ir pabaigos datos gali būti lanksčios. Tai vadinama plūduriavimu. Kitos užduotys neturi lankstumo. Jie turi nulinę plūdę. Linija per visas užduotis su nuline plūdimi vadinama kritinis kelias . Visos užduotys šiame kelyje – ir gali būti keli lygiagretūs keliai – turi būti atliktos laiku, jei projektas bus pasiektas iki termino. Pagrindinė projekto vadovo laiko valdymo užduotis yra stebėti kritinį kelią.

Pinigai

Trys pinigų valdymo aspektai yra sąnaudos, nenumatyti atvejai ir pelnas.

Kiekviena užduotis kainuoja, nesvarbu, ar tai kompiuterių programuotojo darbo valandos, ar kubinio jardo betono pirkimo kaina. Kiekviena iš šių išlaidų yra apskaičiuota ir sumuojama rengiant projekto biudžetas .

Kai kurie skaičiavimai bus tikslesni nei kiti. Todėl į projekto biudžetą turėtų būti įtraukta išmoka nenumatytiems atvejams – pinigai, atidėti biudžete „tik tuo atveju“, kai tikroji prekės kaina smarkiai skiriasi nuo sąmatos.

Pelnas yra pinigai, kuriuos įmonė nori uždirbti vykdydama užduotį. Tai pridedama prie išlaidų.

Taigi projekto biudžetą sudaro numatomos išlaidos, nenumatytos išlaidos ir bet koks pelnas. Projekto vadovo darbas yra išlaikyti faktines išlaidas, lygias arba mažesnes už numatomas išlaidas, ir maksimaliai padidinti pelną, kurį įmonė uždirba iš projekto.

Projektų valdymas yra menas ir mokslas

Sėkmingas projektų valdymas reikalauja praktikos. Šios idėjos gali suteikti jums pagrindinį supratimą apie projektų valdymą, tačiau laikykite tai tik pradžia. Jei jūsų darbas ar karjeros kelias apima projektų valdymą ir norite patobulinti savo įgūdžius, pasikalbėkite su sėkmingais projektų vadovais, skaitykite ir praktikuokite. Projektų valdymas gali būti labai naudinga karjera.