Valdymas Ir Lyderystė

9 Susitikimų organizavimo įgūdžiai vadovams

Sužinokite, kaip vadovai gali veiksmingiau panaudoti savo palengvinimo įgūdžius

Fasilitavimo įgūdžiai yra būtini, kai vadovas veda susitikimą.

•••

izusek/E+/Getty Images

TurinysIšskleistiTurinys

Susitikimai gali būti galimybė pasidalyti idėjomis, aptarti iššūkius ir apibrėžti veiksmų planus, arba jie gali baigtis neproduktyviu laiko švaistymu. Deja, vadovai dažnai yra pagrindiniai susidoroti su proceso disfunkcija. Norint tinkamai organizuoti susitikimus, reikia įgūdžių.

Susitikimų organizavimo įgūdžių stiprinimas

Pagal apibrėžimą, palengvinimas reiškia, kad būtų lengviau ar mažiau sunku; padėti pirmyn. Kad vadovas galėtų palengvinti susitikimą (užuot jį vedęs), jis turi būti pasirengęs atsisakyti savo galios ir būti atviras įvairiems rezultatams ir požiūriams.

Kur vadovai klysta su susirinkimais

Daugelis vadovų mano, kad žino, kaip organizuoti susirinkimą. Jie nustato darbotvarkę, kalbasi ir priima visus sprendimus. Nors tai gali atrodyti lengva ir efektyvu vadovams, tai dažnai yra žmonių laiko švaistymas ir neišnaudojamas kūrybinis komandos potencialas.

Tiesą sakant, tai turi priešingą efektą, nes darbuotojai linkę pasitraukti, perduodami vadovui, kuris nori būti atsakingas.

Kodėl vadovams nepavyksta įtraukti darbuotojų

Yra daug priežasčių, kodėl vadovai neįtraukia savo darbuotojų daugiau susitikimuose. Nors pirmieji trys punktai žemiau yra prastų vadovų elgesys, paskutinis dalykas, palengvinimo įgūdžiai, gali būti išmoktas ir sustiprintas praktikuojant:

  • Baimė paleisti
  • Klaidingas įsitikinimas, kad kadangi jie yra atsakingi, jie turi pateikti visus atsakymus
  • Nepasitikėjimas savo darbuotojų gebėjimais ar problemų sprendimo įgūdžiais
  • Susitikimo organizavimo įgūdžių trūkumas

Šios idėjos visų lygių vadovams sustiprins jų susitikimų palengvinimo įgūdžius, kad padidėtų susitikimų produktyvumas.

Įgūdžių vadovai turi palengvinti susitikimus

Tinkamas Susitikimo palengvinimas apima visus susitikime dalyvauja nustatant ir sprendžiant problemas. Komandos beveik visada tobulės geriau, labiau kūrybingas sprendimų, nei bet kuris vadovas galėtų vienas. Komandos taip pat dažniau remia sprendimų, kuriuos padėjo sukurti, įgyvendinimą. Šiuos susitikimų palengvinimo įgūdžius galite suskirstyti į tris skirtingas kategorijas:

  1. Susitikimo planavimas
  2. Susirinkimo vedimas
  3. Susitikimų problemų sprendimas

Kaip suplanuoti susitikimą

Prieš pradėdami bet kokį susitikimą tau reikia dienotvarkės . Norėdami bendradarbiauti, pakvieskite susitikimo dalyvius, kad jie pasakytų, kokias problemas komandai reikia išspręsti arba kokių pokyčių komanda turi siekti. Įsitikinkite, kad temos yra tokios, kurios leidžia dalyvauti grupėje. Susitikimo palengvinimas skiriasi nuo informacijos pateikimo susitikime.

1. Įgalinkite grupės dalyvavimą

Įsitikinkite, kad skiriate pakankamai laiko grupės įsitraukimui ir nesistenkite per trumpą laiką išspręsti per daug problemų. Tačiau per daug laiko taip pat gali susidaryti nesibaigiantis ciklas, o ką gi... Įsitikinkite, kad jūsų darbotvarkė atitinka susitikimui skirtą laiką. Reikalingi įgūdžiai apima šiuos įgūdžius.

  • Grupinio fasilitavimo įgūdžiai
  • Susitikimų planavimas
  • Problemų sprendimas
  • Sprendimų priėmimas
  • Darbotvarkės rengimas

2. Įsitikinkite, kad teikiate tinkamą logistiką

Atidžiai pasirinkite susitikimo vietą ir laiką. Jei į konferencijų salę su šešiomis kėdėmis bandysite sugrūsti 15 žmonių, susitikimas bus nelaimė. Kai žmonės jaučiasi nepatogiai, nemato vienas kito, negirdi arba yra alkani, susitikimo rezultatai nukentės.

Sužinokite, kaip panaudoti logistiką kaip būdą paskatinti aktyvų dalyvavimą ir pašalinti kliūtis. Visa tai reikia planuoti iš anksto. Išsiunčiant ką nors išėjus į vidurį susitikimo užsisakyti sumuštinių, jūsų susitikimas tampa mažiau efektyvus. Logistikos planavimas apima šiuos įgūdžius.

  • Logistikos planavimas ir patirtis
  • Sprendimų priėmimas
  • Apgalvotas kitų poreikių įvertinimas

3. Posėdžio protokolo įrašymas

Paskutinė svarbi susitikimo planavimo dalis yra susirinkimo protokolas . Kas juos paims? Kas juos platins? Jei neturite paskirto administracinio asmens, apsvarstykite galimybę tai padaryti patys arba paskirstykite atsakomybę tarp komandos narių. Jei praėjusią savaitę Džeinė skyrė minutes, tai šią savaitę atėjo Jono eilė. Jei idėjoms rinkti naudojate lentą arba lentelę, duokite rašančiam asmeniui pakankamai laiko juos tinkamai dokumentuoti .

  • Užsirašymo įgūdžiai
  • Dokumentacijos aktualumas
  • Įvairovės ir įtraukties supratimas

Kaip pravesti susirinkimą

Turėdami tvirtą darbotvarkę, gerą vietą ir tinkamus gaiviuosius gėrimus, esate pasiruošę susitikimui. Kad jūsų susitikimas būtų puikus darbinis susitikimas (o ne tik informacijos sąvartynas), turėsite pademonstruoti tinkamus susitikimo palengvinimo įgūdžius.

Norėdami tai padaryti, norėsite sutelkti dėmesį į šiuos tris susitikimo palengvinimo komponentus.

1. Užduokite klausimus

Puikūs klausimai skatina puikią diskusiją. Straipsnis, 70 nuostabių instruktavimo klausimų naudojant GROW modelį “, siūlo keletą puikių diskusijų ragintojų.

  • Užduokite klausimus, kad gautumėte papildomos informacijos
  • Užduokite klausimus, kad sužinotumėte apie skirtingus požiūrius
  • Užduokite klausimus, kad atkreiptumėte dėmesį į susitarimo ir nesutarimo sritis
  • Užduokite klausimus, kad patvirtintumėte, jog tikrai girdite, ką komandos nariai prisideda
  • Užduokite klausimus, kad tai įsitikintumėte jūs dalinatės prasme su komandos nariais

2. Parodykite aktyvų klausymąsi

Aktyvus klausymasis leidžia tikrai ir giliai pažinti save ir žmogų klausotės, kad pasidalintumėte prasme ir apgalvotai suprato vienas kito pozicijas. Kai perfrazuojate, patikrinate, ar suprantate, ir užduodate tolesnius klausimus, tai skatina aktyvesnį dalyvavimą ir palaiko diskusiją.

  • Linktelėkite galvą ir atlikite kitus tinkamus gestus, kad parodytumėte supratimą
  • Pakartokite tai, ką išgirdote, kitai šaliai, kad žinotumėte, jog turite bendrą prasmę
  • Užduokite klausimus, kad paaiškintumėte viską, dėl ko nesate tikri
  • Užduokite tolesnius klausimus, kad dar labiau padidintumėte savo supratimą
  • Supratimui nurodyti naudokite tokius žodžius kaip ah-ha, taip, aš suprantu ir panašiai

3. Veskite tinkamą minčių šturmo sesiją

Daugelis žmonių jau mano, kad taip žinoti, kaip sukti mintis . Tačiau dažniausiai jie to nedaro. Per daug aplinkoje minčių šturmo efektyvumą mažina prastas procesų valdymas, stiprus socialinis ar politinis spaudimas ir prasti fasilitavimo įgūdžiai. Daugelis žmonių niekada iš tikrųjų nepatyrė gerai vykdomo minčių šturmo galios.

  • Praktikuokite veiksmingus fasilitavimo įgūdžius
  • Valdykite dalyvių idėjų pristatymą
  • Įsitikinkite, kad visi dalyviai turėtų vienodas galimybes kalbėti
  • Tvarkykite konkuruojančius pokalbius ir žmonių pokalbius
  • Sugalvokite veiksmingą būdą, kaip susiaurinti galvosūkių pasirinkimus iki valdomo skaičiaus
  • Išspręskite kilusius konfliktus

Kaip išspręsti problemas susitikimo metu

Antrasis susitikimų tipas reikalauja skirtingų susitikimo palengvinimo įgūdžių. Jums nereikėtų susitikti, jei visi jau susitarė dėl sprendimo. Jūs susirenkate dalytis informacija ir rasti atsakymų, o tai reiškia, kad turėsite suburti žmones. Štai įgūdžiai, kurių jums prireiks.

1. Konsensuso kūrimo įgūdžiai

Sutarimas nereiškia, kad visi turi sutikti su sprendimu. Tai reiškia, kad kiekvienas turėjo galimybę pasidalyti savo požiūriais (galimai minčių šturmu) ir siūlyti idėjas. Sekant tai, raktas į sutarimą yra tai, kad visi komandos nariai sutinka palaikyti kryptį, net jei tai nebuvo jų pradinis pasirinkimas.

  • Tinkamas susitikimo palengvinimas padės grupei nuo pasidalijimo idėjomis iki veiksmingo sprendimo kūrimas .
  • Pasiekti konsensusą užtrunka daugiau laiko, bet paprastai įgyjama stipresnė įpirka iš visos grupės. Tačiau atminkite, kad sutarimas nėra galutinis tikslas.
  • Veiksmingas sprendimas dėl nagrinėjamos problemos yra pats svarbiausias dalykas.

Konsensuso sprendimų priėmimo ištekliai

Daugiau apie tai, kaip vadovauti komandai, žr. konsensuso sprendimų priėmimas procesas.


2. Konfliktų sprendimo įgūdžiai

Kai sprendžiant problemą dalyvauja daugybė žmonių, konfliktas neišvengiamas . Tiesą sakant, konfliktą dėl užduoties ar problemos komandos tyrinėtojai vertina kaip dalį veiksmingų sprendimų priėmimo procesą . Vadovas turi išmokti panaudoti konflikto galią teigiama prasme.

  • Valdykite diskusiją, kad įsiklausytumėte į visus požiūrius
  • Vadovaukite diskusijai, kad nustatytumėte susitarimo ir nesutarimo sritis
  • Naudokite palengvinimo įgūdžius, kad tam tikri dalyviai jaustųsi išgirsti

3. Nežodinio bendravimo įgūdžiai

Nors mokslininkai ginčijasi dėl tikslių procentų, dauguma sutiktų, kad daugiau nei 50 proc. bendravimas yra neverbalinis .

  • Vadovas turi sugebėti perskaitykite grupės toną ir kūno kalbą įvertinti jų įsitraukimo, atvirumo ir įsipareigojimo lygį.
  • Jūsų supratimas apie neverbalinį bendravimą gali padėti suprasti, kada yra tikras susitarimas, o ne žodinis susitarimas tiesiog užbaigti susitikimą.
  • Žinokite kūno kalbą kaip būdą patirti bendrą asmens ar komandos bendravimo balsą.

Esmė

Laikas yra brangus turtas gyvenime ir darbe. Stenkitės organizuoti susitikimus, siekdami optimalaus efektyvumo ir efektyvumo. Mokymasis, praktika ir devynių pirmiau nurodytų palengvinimo įgūdžių taikymas yra puiki vieta pradėti.