10 svarbių žingsnių, kuriuos reikia įtraukti į projekto planą

Projekto planas yra kruopštaus planavimo kulminacija projekto vadovas . Tai pagrindinis dokumentas, nurodantis, kaip projektas vyks, atsižvelgiant į vadovo ketinimus dėl kiekvieno pagrindinio projekto aspekto. Nors projektų planai įvairiose įmonėse skiriasi, į veiksmingą projekto planą reikėtų įtraukti dešimt esminių elementų arba žingsnių, kad projekto vykdymo etape būtų išvengta painiavos ir priverstinės improvizacijos.

Projekto tikslai

Marc Romanelli / Getty Images

Projekto tikslai apibrėžti a projekto chartija , tačiau jie taip pat turėtų būti įtraukti į projekto planą, siekiant išsamiau paaiškinti projekto tikslus arba įtraukti chartiją kaip priedą. Nesvarbu, kaip projekto vadovas nusprendžia įtraukti tikslus į projekto planą, svarbu išlaikyti aiškų ryšį tarp projekto chartijos – pirmojo pagrindinio projekto dokumento – ir antrojo pagrindinio projekto dokumento – projekto plano.

Projekto apimtis

Kaip ir projekto tikslai, apimtis yra apibrėžtas chartijoje ir projekto vadovas turėtų jį toliau patikslinti projekto plane. Apibrėžęs apimtį, projekto vadovas gali pradėti rodyti, kaip pabaigoje atrodys projekto tikslas ar gatavas produktas. Jei taikymo sritis neapibrėžta, ji gali būti išplėsta viso projekto metu ir dėl to gali viršyti sąnaudų ir praleisti terminai.

Pavyzdžiui, jei vadovaujate rinkodaros komandai, kuri kuria įmonės produktų linijos brošiūrą, turėtumėte pažymėti, kiek puslapių ji sudarys, ir pateikti pavyzdžius, kaip gali atrodyti gatavas produktas.

Kai kuriems komandos nariams brošiūra gali reikšti du puslapius, o kiti gali manyti, kad pakanka dešimt puslapių. Apibrėžus taikymo sritį, visa komanda iš pradžių gali būti tame pačiame puslapyje.

Gairės ir pagrindiniai rezultatai

Pagrindiniai projekto pasiekimai vadinami etapais, o pagrindiniai darbo produktai – pagrindiniais rezultatais. Jie abu yra pagrindiniai projekto darbo komponentai. Projekto plane šie punktai turėtų būti nurodyti, apibrėžti ir nustatyti jų įvykdymo terminai.

Jei organizacija imasi naujos programinės įrangos kūrimo projekto, pagrindiniai rezultatai gali būti galutinis verslo reikalavimų sąrašas ir kaip juos įgyvendinti.

Po to projektas gali turėti projekto užbaigimo, sistemos testavimo, vartotojo priėmimo testavimo ir programinės įrangos išleidimo datos etapus. Su šiais etapais susiję darbo produktai, tačiau jie labiau susiję su procesais, o ne su pačiais produktais.

Gairės ir pagrindiniai pristatymo terminai neturi būti tikslios datos, bet kuo tikslesnės, tuo geriau. Tikslios datos padeda projektų vadovams tiksliau suskaidyti darbo struktūras.

Šiame plano etape kursite gaires, kad galėtumėte priimti didelius arba aukšto lygio rezultatus ir suskirstyti juos į mažus rezultatus, kuriuos bus galima apibūdinti kitame žingsnyje.

Darbo suskirstymo struktūra

Darbo suskirstymo struktūra (WBS) suskaido projekto etapus ir pagrindinius rezultatus į mažesnes dalis, kad už kiekvieną aspektą būtų galima priskirti atsakomybę vienam asmeniui. Kurdamas darbo suskirstymo struktūrą, projekto vadovas atsižvelgia į daugelį veiksnių, tokių kaip projekto komandos narių stipriosios ir silpnosios pusės, užduočių tarpusavio priklausomybės, turimi ištekliai ir bendras projekto terminas.

Už projekto sėkmę galiausiai atsako projektų vadovai, tačiau vieni darbo atlikti negali. WBS yra įrankis, kurį projekto vadovas naudoja siekdamas užtikrinti atskaitomybę už projektą, nes jis nurodo projekto rėmėjui, projekto komandos nariams ir suinteresuotosioms šalims, kas už ką yra atsakinga. Jei projekto vadovas yra susirūpinęs dėl užduoties, jis tiksliai žino, su kuo susitikti dėl to.

Biudžetas

KAM projekto biudžetą parodo, kiek lėšų skirta projektui užbaigti. Projekto vadovas yra atsakingas už tinkamą šių išteklių paskirstymą. Projekto, kuris turi pardavėjus, projekto vadovas užtikrina, kad rezultatai būtų užbaigti pagal sutarties sąlygas, ypatingą dėmesį skirdamas kokybei. Kai kurie projektų biudžetai yra susiję su žmogiškųjų išteklių planu.

Svarbu nustatyti kiekvieno etapo ir pristatymo kainą, atsižvelgiant į tai, kiek laiko reikia ir darbo sąnaudas, susijusias su užduotimis. Projekto kaina yra susieta su projekto trukmės, kuri grįžta į projekto apimtį. Taikymo sritis, etapai, užduotys ir biudžetas turi būti suderinti ir realūs.

Žmogiškųjų išteklių planas

The žmogiškųjų išteklių planą parodo, kaip bus įdarbintas projektas. Kartais vadinamas personalo planu, personalo planas apibrėžia, kas bus projekto komandoje ir kiek laiko turėtų skirti kiekvienas asmuo. Kurdamas šį planą projekto vadovas derasi su komandos nariais ir jų vadovais, kiek laiko kiekvienas komandos narys gali skirti projektui. Jei norint konsultuotis dėl projekto reikia papildomų darbuotojų, tačiau jie yra projekto komandos dalis, tai taip pat nurodoma personalo plane. Vėlgi, konsultuojamasi su atitinkamais prižiūrėtojais.

Rizikos valdymo planas

Daug dalykų gali suklysti įgyvendinant projektą. Nors numatyti kiekvieną galimą nelaimę ar nedidelį žagsėjimą yra sudėtinga, galima numatyti daugybę spąstų. Rizikos valdymo plane projekto vadovas nustato projekto rizikas , tikimybė, kad tokie scenarijai įvyks, ir jų mažinimo strategijos. Norėdami suformuluoti šį planą, projekto vadovas prašo projekto rėmėjo, projekto komandos, suinteresuotųjų šalių ir vidinių ekspertų indėlio.

Rizikos, kuri gali kilti arba kurios su ja susijusios didelės išlaidos, mažinimo strategijos taikomos. Rizika, kuri mažai tikėtina, ir ta, kurios sąnaudos yra mažos, yra pažymėtos plane, net jei jos neturi mažinimo strategijų.

Ryšių planas

Komunikacijos plane nurodoma, kaip apie projektą bus pranešama įvairioms auditorijoms. Panašiai kaip darbo suskirstymo struktūra, komunikacijos planas priskiria atsakomybę už kiekvieno komponento užbaigimą projekto komandos nariui.

Šiame žingsnyje svarbu apibūdinti, kaip bus pranešama ir kaip bus sprendžiamos problemos komandoje ir kaip dažnai bus bendraujama su komanda ir suinteresuotosiomis šalimis arba viršininku. Kiekviena žinutė turi tikslinę auditoriją. Komunikacijos planas padeda projektų vadovams užtikrinti, kad reikiama informacija pasiektų reikiamus žmones tinkamu laiku.

Suinteresuotųjų šalių valdymo planas

KAM suinteresuotųjų šalių valdymo planas nustato, kaip projekte bus naudojamos suinteresuotosios šalys. Kartais suinteresuotosioms šalims tereikia gauti informaciją. Tuo galima pasirūpinti komunikacijos plane. Jei iš suinteresuotųjų šalių reikia daugiau, suinteresuotųjų šalių valdymo plane nurodoma, kaip tai bus gauta.

Pokyčių valdymo planas

Pokyčių valdymo planas nustato projekto pakeitimų sistemą. Nors projektų vadovai linkę vengti projekto pakeitimų, kartais jų neišvengiama. Pokyčių valdymo plane pateikiami pakeitimų protokolai ir procesai. Siekiant atskaitomybės ir skaidrumo labai svarbu, kad projekto rėmėjai, projektų vadovai ir projekto komandos nariai laikytųsi pokyčių valdymo plano.